Opracowanie i wdrożenie długofalowej strategii komunikacyjnej Urzędu do Spraw Cudzoziemców nr 6/1-2015/BK-FAMI

Informacje ogólne o projekcie

Projekt ma na celu:

– szeroko pojęte usprawnienie procedur administracyjnych, dotyczących cudzoziemców, prowadzonych przez UdSC;

– tworzenie platform współpracy z innymi instytucjami i podmiotami w sprawach dot. cudzoziemców;

– wspieranie służb i organów administracji publicznej w realizacji procedur związanych z cudzoziemcami.

W ramach projektu przewiduje się:

– wypracowanie, a następnie realizację strategicznego i kompleksowego podejścia w działaniach komunikacyjnych UdSC;

– usprawnienie przepływu informacji na temat prawnych aspektów legalnej migracji, azylu i uchodźstwa oraz zmniejszenie kosztów związanych z wytwarzaniem materiałów promocyjnych i informacyjnych UdSC;

– kreowanie pozytywnego wizerunku UdSC jako urzędu nowoczesnego, dbającego o sprawne przeprowadzanie procedur administracyjnych w sprawach dotyczących cudzoziemców;

– zwiększenie efektywności realizacji zadań statutowych Urzędu, poprawa jakości obsługi klientów Urzędu – cudzoziemców oraz obywateli polskich;

– poprawa komunikacji między klientami Urzędu (cudzoziemcami i obywatelami polskimi) a organem administracji;

– zwiększenie wiedzy i umiejętności pracowników innych urzędów, ośrodków analitycznych, funkcjonariuszy służb, w zakresie przepisów dot.  cudzoziemców, poznanie wzajemnych oczekiwań, odblokowanie zatorów komunikacyjnych;

– zbudowanie zdolności do przeprowadzenia telekonferencji w celu usprawnienia komunikacji wewnętrznej i komunikacji zewnętrznej.

Założenia projektu

  • Projekt obejmuje opracowanie długofalowej strategii komunikacyjnej Urzędu do Spraw Cudzoziemców oraz strategii współpracy z podmiotami zaangażowanymi w kwestie migracyjne, która umożliwi m.in. analizę bieżącej sytuacji, identyfikację pożądanych do osiągnięcia w tym zakresie celów, określenie grup docelowych, a także ewentualnej taktyki i propozycji działań, oszacowanie kosztów, określenie metod ewaluacji planowanych działań itp.Ponadto w ramach projektu zaplanowano podjęcie szeregu działań, zmierzających do realizacji założeń i wytycznych, określonych w opracowanej strategii, a także zaspokojenia bieżących potrzeb, wynikających z analizy bieżącej sytuacji w danym okresie, w tym m.in. następujące działania:- opracowanie narzędzi badawczych, a następnie przeprowadzenie badań w zakresie aktualnych zjawisk migracyjnych – wyniki badania będą podstawą do podjęcia współpracy ze środowiskiem naukowym i jednostkami administracji rządowej w kwestiach opracowania nowej polityki migracyjnej Polski i zbadania międzynarodowego kontekstu sytuacji migracyjnej Polski.- w ramach rozwoju komunikacji zewnętrznej zakłada się stworzenie nowoczesnych modułów na stronę internetową, utrzymanie, serwis i aktualizację strony internetowej. Projekt ten wymaga zakupu odpowiedniego oprogramowania (np. Adobe Creative Suite Master Collection) wraz z przeszkoleniem z zakresu jego obsługi. Pozwoli to na przygotowywanie przejrzystych i zachęcających do zapoznawania się treści, w tym elementów graficznych do produkcji szeregu materiałów promocyjnych i informacyjnych, które niewątpliwie przyczynią się do zwiększenia efektywności procedur administracyjnych i przepływu informacji. Usprawniony przepływ informacji, przedstawionej w sposób ciekawy, prosty i zrozumiały przybliży cudzoziemcom i obywatelom polskim prawne aspekty legalnej migracji, azylu i uchodźstwa.- spotkania konsultacyjne oraz opracowanie m. in. glosariusza migracyjnego, vademecum wyjaśniającego podstawowe kwestie działalności Urzędu, materiałów informacyjnych i edukacyjnych dla pracowników UdSC i innych instytucji zajmujących się sprawami cudzoziemców, mające na celu przybliżenie problematyki legalnej migracji i uchodźstwa, zwiększenie wiedzy i umiejętności odbiorców w zakresie działań prowadzonych wobec cudzoziemców oraz poznanie wzajemnych oczekiwań i odblokowanie kodów i zatorów komunikacyjnych. Spotkania konsultacyjne i ww. materiały będą skierowane m.in. do przedstawicieli Policji, sądów i prokuratur oraz organów samorządu terytorialnego, ze szczególnym uwzględnieniem m.st. Warszawy i Mazowsza.Poprawa jakości prowadzonych procedur oraz zwiększenie ogólnej wiedzy cudzoziemców nt. migracji osiągnięte zostaną poprzez:- działania zwiększające dostęp do informacji o załatwianych sprawach oraz informacji ogólnych nt. migracji poprzez różne kanały dostępu – telefoniczny, internetowy, osobisty.- usprawnienie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej UdSC oraz przyspieszenie prowadzonych postępowań administracyjnych poprzez zbudowanie zdolności do przeprowadzenia telekonferencji. Beneficjentami będą pracownicy UdSC, pracownicy urzędów wojewódzkich, ew. podmioty zagraniczne.- wszystkie działania będą wspierane dystrybucją materiałów promocyjnych, tj. artykułów biurowych, notesów itp.

    Realizacja działań:

    W czerwcu 2018 roku zrealizowano zakup pendrive’ów, na które zostaną wczytane materiały dot. aspektów legalnej migracji i uchodźstwa. Pendrive’y będą rozdawane przy okazji kontaktów z  samorządami, szkołami, delegacjami zagranicznymi, na konferencjach i warsztatach itp.

    W ramach rozwoju komunikacji zewnętrznej zakupiono specjalistyczny sprzęt komputerowy i  oprogramowanie, poprzez które jest możliwość stworzenia nowoczesnych modułów na stronę internetową, utrzymanie i serwis strony internetowej. W dniach 18 czerwca – 13 lipca 2018 oku zostały przeprowadzone szkolenia dla pracowników Urzędu do Spraw Cudzoziemców z obsługi specjalistycznego oprogramowania. Pozwoli to na przygotowywanie przejrzystych i zachęcających do zapoznawania się treści, w tym elementów graficznych do produkcji szeregu materiałów promocyjnych i informacyjnych, które niewątpliwie przyczynią się do zwiększenia efektywności przepływu informacji.

    W ramach niniejszego projektu w grudniu 2018 roku zbudowano zdolność do przeprowadzenia telekonferencji poprzez zakupienie systemu wideokonferencji w siedzibie Urzędu przy ul. Koszykowej 16 oraz przy ul. Taborowej 33, a także w Ośrodku dla Cudzoziemców w Białej Podlaskiej. Ponadto zrealizowano zakup na monitory informacyjne, które będą ulokowane w siedzibach Urzędu do Spraw Cudzoziemców przy ul. Koszykowej 16 oraz Taborowej 33. Na monitorach będą wyświetlane informacje dot. aspektów legalnej migracji i uchodźstwa. W 2019 roku został zrealizowany zakup 10 licencji do systemu wideokonferencji.

    Na początku 2019 roku został opracowany handbook „Proces legalizacji pobytu cudzoziemców na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej w celu kształcenia się na studiach” dla przedstawicieli uczelni zajmujących się rekrutacją i obsługą cudzoziemców, który został przesłany w wersji elektronicznej do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego.

    Uruchomiono funkcjonalność umożliwiającą publikowanie bazy danych FAQ na stronie internetowej Urzędu do Spraw Cudzoziemców oraz została opracowania baza danych FAQ.

    W 2019 roku zrealizowano zakup IVR centralki telefonicznej wraz z telefonami cyfrowymi oraz z przeszkoleniem z jej obsługi oraz przeprowadzono szkolenie z telefonicznej obsługi klienta oraz dokonano aktualizacji Księgi identyfikacji wizualnej.

    W 2020 roku zrealizowano film instruktażowy, który zawiera informacje dla cudzoziemców związanych z przyjazdem i pobytem w Polsce oraz z procedurą zezwolenia na pobyt czasowy. Dokonano także tłumaczeń opracowanych materiałów, które w 2021 roku zostały wydrukowane. Zatrudniono konsultantów obsługujących infolinię.  Przeprowadzono szkolenie z kształtowania wizerunku Urzędu.

Pozostałe informacje

Czas realizacji: 1 kwietnia 2017 r. – 31 grudnia 2022 r.

Całkowity budżet projektu: 2 185 899 PLN

Wartość współfinansowania ze środków FAMI: 1 639 424,25 PLN

Projekt współfinansowany z Programu Krajowego Funduszu Azylu, Migracji i Integracji

“Bezpieczna przystań”