Opracowanie i wdrożenie długofalowej strategii komunikacyjnej Urzędu do Spraw Cudzoziemców nr 6/1-2015/BK-FAMI

Informacje ogólne o projekcie

  • Projekt ma na celu:- szeroko pojęte usprawnienie procedur administracyjnych, dotyczących cudzoziemców, prowadzonych przez UdSC;- tworzenie platform współpracy z innymi instytucjami i podmiotami w sprawach dot. cudzoziemców;- wspieranie służb i organów administracji publicznej w realizacji procedur związanych z cudzoziemcami.W ramach projektu przewiduje się:- wypracowanie, a następnie realizację strategicznego i kompleksowego podejścia w działaniach komunikacyjnych UdSC;- usprawnienie przepływu informacji na temat prawnych aspektów legalnej migracji, azylu i uchodźstwa oraz zmniejszenie kosztów związanych z wytwarzaniem materiałów promocyjnych i informacyjnych UdSC;- kreowanie pozytywnego wizerunku UdSC jako urzędu nowoczesnego, dbającego o sprawne przeprowadzanie procedur administracyjnych w sprawach dotyczących cudzoziemców;- zwiększenie efektywności realizacji zadań statutowych Urzędu, poprawa jakości obsługi klientów Urzędu – cudzoziemców oraz obywateli polskich;

    – poprawa komunikacji między klientami Urzędu (cudzoziemcami i obywatelami polskimi) a organem administracji;

    – zwiększenie wiedzy i umiejętności pracowników innych urzędów, ośrodków analitycznych, funkcjonariuszy służb, w zakresie przepisów dot.  cudzoziemców, poznanie wzajemnych oczekiwań, odblokowanie zatorów komunikacyjnych;

    – zbudowanie zdolności do przeprowadzenia telekonferencji w celu usprawnienia komunikacji wewnętrznej i komunikacji zewnętrznej.

Założenia projektu

  • Projekt obejmuje opracowanie długofalowej strategii komunikacyjnej Urzędu do Spraw Cudzoziemców oraz strategii współpracy z podmiotami zaangażowanymi w kwestie migracyjne, która umożliwi m.in. analizę bieżącej sytuacji, identyfikację pożądanych do osiągnięcia w tym zakresie celów, określenie grup docelowych, a także ewentualnej taktyki i propozycji działań, oszacowanie kosztów, określenie metod ewaluacji planowanych działań itp.Ponadto w ramach projektu zaplanowano podjęcie szeregu działań, zmierzających do realizacji założeń i wytycznych, określonych w opracowanej strategii, a także zaspokojenia bieżących potrzeb, wynikających z analizy bieżącej sytuacji w danym okresie, w tym m.in. następujące działania:- opracowanie narzędzi badawczych, a następnie przeprowadzenie badań w zakresie aktualnych zjawisk migracyjnych – wyniki badania będą podstawą do podjęcia współpracy ze środowiskiem naukowym i jednostkami administracji rządowej w kwestiach opracowania nowej polityki migracyjnej Polski i zbadania międzynarodowego kontekstu sytuacji migracyjnej Polski.- w ramach rozwoju komunikacji zewnętrznej zakłada się stworzenie nowoczesnych modułów na stronę internetową, utrzymanie, serwis i aktualizację strony internetowej. Projekt ten wymaga zakupu odpowiedniego oprogramowania (np. Adobe Creative Suite Master Collection) wraz z przeszkoleniem z zakresu jego obsługi. Pozwoli to na przygotowywanie przejrzystych i zachęcających do zapoznawania się treści, w tym elementów graficznych do produkcji szeregu materiałów promocyjnych i informacyjnych, które niewątpliwie przyczynią się do zwiększenia efektywności procedur administracyjnych i przepływu informacji. Usprawniony przepływ informacji, przedstawionej w sposób ciekawy, prosty i zrozumiały przybliży cudzoziemcom i obywatelom polskim prawne aspekty legalnej migracji, azylu i uchodźstwa.- spotkania konsultacyjne oraz opracowanie m. in. glosariusza migracyjnego, vademecum wyjaśniającego podstawowe kwestie działalności Urzędu, materiałów informacyjnych i edukacyjnych dla pracowników UdSC i innych instytucji zajmujących się sprawami cudzoziemców, mające na celu przybliżenie problematyki legalnej migracji i uchodźstwa, zwiększenie wiedzy i umiejętności odbiorców w zakresie działań prowadzonych wobec cudzoziemców oraz poznanie wzajemnych oczekiwań i odblokowanie kodów i zatorów komunikacyjnych. Spotkania konsultacyjne i ww. materiały będą skierowane m.in. do przedstawicieli Policji, sądów i prokuratur oraz organów samorządu terytorialnego, ze szczególnym uwzględnieniem m.st. Warszawy i Mazowsza.Poprawa jakości prowadzonych procedur oraz zwiększenie ogólnej wiedzy cudzoziemców nt. migracji osiągnięte zostaną poprzez:- działania zwiększające dostęp do informacji o załatwianych sprawach oraz informacji ogólnych nt. migracji poprzez różne kanały dostępu – telefoniczny, internetowy, osobisty.- usprawnienie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej UdSC oraz przyspieszenie prowadzonych postępowań administracyjnych poprzez zbudowanie zdolności do przeprowadzenia telekonferencji. Beneficjentami będą pracownicy UdSC, pracownicy urzędów wojewódzkich, ew. podmioty zagraniczne.- wszystkie działania będą wspierane dystrybucją materiałów promocyjnych, tj. artykułów biurowych, notesów itp.

    Realizacja działań:

    Porozumienie Finansowe na realizację projektu zostało zawarte w maju 2017 r. Trwają prace zmierzające do podpisania umów cywilnoprawnych, rozesłania zapytań ofertowych bądź wszczęcia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.

Pozostałe informacje

  • Czas realizacji: 1 kwietnia 2017 r. – 30 czerwca 2021 r.
    Całkowity budżet projektu: 2 185 899 PLN
    Wartość współfinansowania ze środków FAMI: 1 639 424,25 PLN
  • Zrealizowane działania

  • W dniach 15-17.11.2017 w Helsinkach (Finlandia) w ramach Działania 1 (poddziałanie 1b) projektu nr 6/1-2015/BK-FAMI „Opracowanie i wdrożenie długofalowej strategii komunikacyjnej Urzędy do Spraw Cudzoziemców”, współfinansowanego z PROGRAMU KRAJOWEGO FUNDUSZU AZYLU, MIGRACJI I INTEGRACJI – „Bezpieczna przystań” odbyła się wizyta studyjna pracowników Urzędu do Fińskiej Służby Imigracyjnej (Finnish Immigration Service, Migri). Spotkanie odbywało się na podstawie ustalonego ze stroną fińską programu. W spotkaniu uczestniczyli przedstawiciele Biura Szefa Urzędu oraz Departamentu Legalizacji Pobytu, a także Biura Dyrektora Generalnego (poza projektem).Podczas wizyty studyjnej w Fińskiej Służbie Imigracyjnej pracownicy Urzędu zapoznali się ze strukturą organizacyjną swojego fińskiego odpowiednika (ze szczególnym zwróceniem uwagi na rolę i usytuowanie komórek zajmujących się komunikacją), z dokumentami strategicznymi („Communication Strategy 2013-2017” oraz „Finnish Immigration Service, strategy 2021”), ich wdrożeniem na poziomie zarządzania urzędem, a także z ich realizacją w codziennej pracy, w tym w obsłudze klientów.Dyskutowane były m. in. następujące kwestie: misja i wizja Migri, zarządzanie strategiczne urzędem imigracyjnym, aktualne działania Migri i UdSC w obszarze komunikacji, w tym przy wykorzystaniu portalów społecznościowych, lessons learned z sytuacji kryzysowej w 2015 roku związanej z masowym napływem osób ubiegających się o ochronę międzynarodową do Finlandii w kontekście komunikacji, polityka zarządzania zasobami ludzkimi, w tym komunikacja wewnętrzna i rozwój personelu, digitalizacja Migri – program Smart Digital Agency, obsługa klientów w punkcie obsługi cudzoziemców przy ul. Käenkuja 3 aA w Helsinkach.Wizyta pozwoliła zapoznać się z obowiązującym w Fińskiej Służbie Migracyjnej dokumencie strategicznym, poznać stosowane w nim rozwiązania w zakresie komunikacji, obsługi klienta, jak i HR. Skłoniła też do refleksji nad możliwościami zastosowania niektórych rozwiązań (na które pozwalają polskie przepisy prawa) w Urzędzie. Porównanie funkcjonowania Urzędu oraz Migri w ww. obszarach stanowiło inspirację przy tworzeniu dokumentu strategicznego dot. komunikacji. 

    Ponadto, w ramach niniejszego projektu opracowano narzędzia badawcze oraz przeprowadzono w oparciu o nie badania, dotyczące aktualnych zjawisk migracyjnych. W IV kwartale 2017 r. opracowano dokument „Strategia komunikacyjna Urzędu do Spraw Cudzoziemców na lata 2018-2022”, uwzględniający komunikację zewnętrzną i wewnętrzną UdSC w sposób kompleksowy. Jednocześnie w celu ujednolicenia zasad posługiwania się elementami graficznymi, składającymi się na system identyfikacji wizualnej Urzędu do Spraw Cudzoziemców w komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej, Urząd zlecił opracowanie i wykonanie Księgi Identyfikacji Wizualnej Urzędu do Spraw Cudzoziemców.

    W czerwcu 2018 roku zrealizowano zakup pendrive’ów, na które zostaną wczytane materiały dot. aspektów legalnej migracji i uchodźstwa. Pendrive’y będą rozdawane przy okazji kontaktów z samorządami, szkołami, delegacjami zagranicznymi, na konferencjach i warsztatach itp.

    W ramach rozwoju komunikacji zewnętrznej zakupiono specjalistyczny sprzęt komputerowy i oprogramowanie, poprzez które jest możliwość stworzenia nowoczesnych modułów na stronę internetową, utrzymanie i serwis strony internetowej. W dniach 18 czerwca – 13 lipca 2018 oku zostały przeprowadzone szkolenia dla pracowników Urzędu do Spraw Cudzoziemców z obsługi specjalistycznego oprogramowania. Pozwoli to na przygotowywanie przejrzystych i zachęcających do zapoznawania się treści, w tym elementów graficznych do produkcji szeregu materiałów promocyjnych i informacyjnych, które niewątpliwie przyczynią się do zwiększenia efektywności przepływu informacji.

    W ramach niniejszego projektu w grudniu 2018 roku zbudowano zdolność do przeprowadzenia telekonferencji poprzez zakupienie systemu wideokonferencji w siedzibie Urzędu przy ul. Koszykowej 16 oraz przy ul. Taborowej 33, a także w Ośrodku dla Cudzoziemców w Białej Podlaskiej. Ponadto zrealizowano zakup na monitory informacyjne, które będą ulokowane w siedzibach Urzędu do Spraw Cudzoziemców przy ul. Koszykowej 16 oraz Taborowej 33. Na monitorach będą wyświetlane informacje dot. aspektów legalnej migracji i uchodźstwa. W 2019 roku został zrealizowany zakup 10 licencji do systemu wideokonferencji.

    Na początku 2019 roku został opracowany handbook „Proces legalizacji pobytu cudzoziemców na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej w celu kształcenia się na studiach” dla przedstawicieli uczelni zajmujących się rekrutacją i obsługą cudzoziemców, który został przesłany w wersji elektronicznej do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego.

    Uruchomiono funkcjonalność umożliwiającą publikowanie bazy danych FAQ na stronie internetowej Urzędu do Spraw Cudzoziemców oraz została opracowania baza danych FAQ.

    W 2019 roku zrealizowano zakup IVR centralki telefonicznej wraz z telefonami cyfrowymi oraz z przeszkoleniem z jej obsługi oraz przeprowadzono szkolenie z telefonicznej obsługi klienta oraz dokonano aktualizacji Księgi identyfikacji wizualnej.

Projekt współfinansowany z Programu Krajowego Funduszu Azylu, Migracji i Integracji

“Bezpieczna przystań”